چجوری میزکار را تمیز کنیم؟

نه تنها در چهار دیوار خود، بلکه در محل کار نیز باید هرج و مرج را روشن نگه دارید. دلیل: نظم تمرکز شما را افزایش می دهد. اتفاقاً، یک محل کار تمیز و ساختار یافته تأثیر خوبی می گذارد  حتی زمانی که شما آنجا نیستید. به عنوان یک کمک کوچک: ده نکته مرتب کردن.

نکته 1: دیدگاه خود را تغییر دهید

 آیا به یک مشتری منتقد اجازه می دهید به میز شما نگاه کند؟ اگر نه، بهتر است از شر هر چیزی که تأثیر خوبی بر جای نمی گذارد خلاص شوید (حتی اگر به خصوص شما را آزار ندهد)

نکته 2: یک نظم اساسی ایجاد و حفظ کنید

کوه‌های کاغذ و فایل‌ها روی هم انباشته می‌شوند، پوشه‌ها حواس‌پرتی ناخواسته ایجاد می‌کنند و فنجان‌های قهوه چهار روز گذشته فضا را اشغال می‌کنند. منتظر نمانید تا مسیر کار را از دست بدهید تا اقدام کنید. بنابراین مهمترین نکته این است: نظم اولیه. برای مثال، میز تمیز (لکه‌های چسبنده قهوه را فوراً پاک کنید، بدون باقی‌مانده)، قفسه‌هایی که بر اساس فوریت برچسب‌گذاری شده‌اند، مهر تاریخ برای دیدن زمان رسیدن یک سند به جدول و مرتب‌سازی هفتگی، دسته‌بندی و ترتیب همه اسناد. .

نکته 3: جزایر موضوعی ایجاد کنید

پس از تمیز کردن و چیدمان اولیه محل کار، توصیه می کنیم که به اصطلاح جزیره های موضوعی را روی میز ایجاد کنید: اشیایی که به هم تعلق دارند باید نزدیک به هم باشند، به عنوان مثال یک پد و خودکار درست در کنار تلفن. به این ترتیب، فرآیندها تسریع می‌شوند و نیازی نیست تاکر ابتدا پیدا شود. محفظه های رنگارنگ منشی اینجا نه تنها حال شما را خوب می کند، بلکه برای مرتب سازی نیز عالی هستند.

نکته 4: دور بریزید

 با دستور اولیه، شما یک سیستم بایگانی را معرفی می‌کنید که برای شما منطقی است و منظور ما آن انبوه “برای انجام” در ارتفاعات کوهستانی نیست. اما موضوعات، پوشه ها، پوشه ها برای مناطق مختلف (پروژه ها، مالیات ها، …). بنابراین بلافاصله تصمیم می گیرید که یک تکه کاغذ را کجا قرار دهید. و در آینده دقیقاً می‌دانید که اگر بدترین اتفاق بیفتد، کجا به دنبال آن بگردید. همچنین می توانید همزمان یک سیستم پوشه شفاف به رایانه بدهید. اگر اقلام پردازش شده را فورا مرتب کنید، مزیت آشکاری خواهید داشت. یک قانون اضافی آزمایش شده و آزمایش شده این است: فقط یک بار آن را لمس کنید. کارهای کوچک  یک تماس تلفنی، یک ایمیل بلافاصله انجام می شود. و سپس بلافاصله بایگانی یا بایگانی کنید.

نکته 5: متحد شوید

پوشه ها و سیستم های بایگانی باید به گونه ای آرام و کاربردی طراحی شوند و لیبلینگ نیز طراحی یکنواختی داشته باشد. این نه تنها هماهنگ تر به نظر می رسد، بلکه پیگیری تعداد فایل ها نیز برای شما آسان تر است.

نکته 6: یاداشت

برخی از اطلاعات را روی تکه‌های کاغذ یا پست‌های آن یادداشت می‌کنیم. شما به راحتی می توانید از خطر گم شدن تصادفی یک یا آن یادداشت جلوگیری کنید: یک پد قابل نوشتن به جلوگیری از سیل یادداشت ها کمک می کند. فضای کافی را ارائه می‌کند و می‌تواند هر عصر که همه یادآورها پردازش شده‌اند حذف شود. حتی در یک دفترچه یادداشت کلاسیک، افکار یا ایده ها کمتر گم می شوند. و کارهایی را که نمی توان فوراً انجام داد باید به صورت دیجیتالی یا دستی در تقویم (تاریخ سررسید!) یادداشت شود تا از گم شدن آنها در روال شلوغ اداری جلوگیری شود.

نکته 7: تمیز کردن

 اگر چیزهای زائد مرتباً دور ریخته نشود، بهترین سفارش بی فایده است. بنابراین، از شر چیزهایی که دیگر نیازی ندارید، مانند کپی های تکراری، قلم های شکسته، موارد رایگان و یادداشت های ویرایش شده خلاص شوید. کامپیوتر شما هر از چند گاهی نیاز به پاکسازی فایل های قدیمی دارد. حذف فضا ایجاد می کند، وضوح بیشتری را فراهم می کند و احساس آزادی بسیار زیادی دارد.